Od 2026 roku zmieniły się zasady ustalania stażu pracy. To szczególnie ważna wiadomość dla osób, które przez część kariery pracowały na umowach zlecenia, prowadziły jednoosobową działalność gospodarczą albo wykonywały inne formy pracy zarobkowej, które wcześniej nie zwiększały stażu pracowniczego. W sektorze publicznym nowe przepisy obowiązują od 1 stycznia 2026 roku, a w prywatnych firmach od 1 maja 2026 roku. W praktyce oznacza to, że wiele osób może po ponownym przeliczeniu stażu szybciej osiągnąć granicę 10 lat, od której pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat przysługuje 26 zamiast 20 dni urlopu wypoczynkowego. Różnica wynosi więc aż 6 dodatkowych dni wolnych w roku.

Nie oznacza to jednak, że każda osoba, która kiedykolwiek miała zlecenie albo działalność gospodarczą, automatycznie dostanie sześć dodatkowych dni urlopu. Kluczowe jest to, czy po zaliczeniu nowych okresów łączny staż urlopowy osiągnie co najmniej 10 lat. Trzeba również odpowiednio udokumentować wcześniejszą aktywność zawodową. W wielu przypadkach podstawowym dokumentem będzie zaświadczenie z ZUS, o które można wystąpić elektronicznie przez eZUS. Nowe regulacje obejmują także okresy sprzed 2026 roku, dlatego znaczenie mogą mieć umowy zawierane nawet wiele lat wcześniej. Dla części pracowników będzie to tylko kilka dodatkowych miesięcy stażu, ale dla innych może oznaczać natychmiastowe przejście z 20 do 26 dni urlopu.

Kiedy umowa zlecenie zwiększy urlop z 20 do 26 dni w 2026 roku?

Wymiar urlopu wypoczynkowego nadal zależy od stażu urlopowego. Pracownik zatrudniony krócej niż 10 lat ma prawo do 20 dni urlopu rocznie przy pełnym etacie, natomiast po osiągnięciu co najmniej 10 lat wymiar wzrasta do 26 dni. Nowość polega na tym, że do tego stażu można obecnie doliczać również określone okresy wykonywania umów zlecenia. Jeżeli ktoś miał na przykład 8 lat stażu uwzględnianego dotychczas przez pracodawcę i może dodatkowo udokumentować 2 lata wcześniejszego zlecenia, po ponownym przeliczeniu osiągnie wymagane 10 lat. W takim przypadku uzyska prawo do wyższego wymiaru urlopu, czyli do 26 dni zamiast 20.

Ministerstwo podaje podobny przykład osoby, która miała 4 lata zaliczane z tytułu ukończenia szkoły średniej, następnie 4 lata pracy na etacie, a oprócz tego rok działalności gospodarczej i rok wykonywania umowy zlecenia. Po udokumentowaniu tych dwóch dodatkowych lat osiąga ona 10-letni staż i uzyskuje prawo do 26 dni urlopu. Co ważne, jeżeli pracownik wykorzystał już przysługujące mu wcześniej 20 dni, a dopiero później dostarczył dokumenty i nabył prawo do wyższego wymiaru, może otrzymać urlop uzupełniający. W typowym przypadku będzie to właśnie brakujące 6 dni.

Czy prowadzenie działalności gospodarczej wlicza się teraz do stażu urlopowego?

Tak. Od 2026 roku okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej może zostać uwzględniony przy ustalaniu stażu pracy. Zasadą jest wliczanie okresów, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Przepisy uwzględniają również szczególne sytuacje, w których przedsiębiorca zgodnie z prawem nie miał obowiązku opłacania części składek. Przykładem jest ulga na start, podczas której osoba rozpoczynająca działalność może przez pierwszych sześć miesięcy nie podlegać ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. PIP wskazuje, że również taki okres może zostać zaliczony do stażu pracowniczego.

Dla osób, które przez wiele lat prowadziły firmę, zmiana może być szczególnie duża. Przykładowo osoba, która przez 10 lat prowadziła jednoosobową działalność, a następnie po raz pierwszy przechodzi na umowę o pracę, nie musi już rozpoczynać kariery pracowniczej z zerowym stażem urlopowym. Po prawidłowym udokumentowaniu wcześniejszej działalności może od początku posiadać staż pozwalający na ustalenie wymiaru urlopu na poziomie 26 dni rocznie. W pierwszym roku pierwszej pracy na etacie urlop nadal nabywa się według szczególnych zasad, ale podstawą obliczenia może już być wyższy, 26-dniowy wymiar.

Czy zlecenia wykonywane podczas studiów również wliczą się do stażu pracy?

To jedna z najważniejszych informacji dla osób, które zaczęły pracować jeszcze podczas nauki. Student lub uczeń do ukończenia 26. roku życia wykonujący umowę zlecenia co do zasady nie podlega z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym. Mogłoby się więc wydawać, że taki okres nie zostanie zaliczony. Ministerstwo wyjaśnia jednak, że nowe przepisy obejmują również udokumentowane okresy działalności zawodowej, w których dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym właśnie dlatego, że zwalniały ją z tego odrębne przepisy. Oznacza to, że również studenckie zlecenia mogą zwiększyć staż pracy.

Nie oznacza to jednak, że każdy rok studiów i każdy rok zlecenia można po prostu do siebie dodać. Jeżeli okresy się pokrywają, nie są liczone podwójnie. Ukończenie szkoły wyższej daje na potrzeby stażu urlopowego 8 lat, niezależnie od tego, czy chodzi o ukończone studia licencjackie, inżynierskie czy magisterskie. Jeżeli w czasie nauki wykonywana była również praca, uwzględnia się rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika, a nie sumę obu nakładających się okresów. Dlatego osoba, która przez kilka lat studiowała i jednocześnie pracowała na zleceniu, powinna dokładnie sprawdzić, jaki sposób obliczenia daje jej wyższy staż.

Jak udokumentować umowę zlecenie lub działalność gospodarczą, żeby dostać więcej urlopu?

Podstawowym dokumentem potwierdzającym większość nowych okresów jest zaświadczenie wydawane przez ZUS. Wniosek można złożyć elektronicznie przez konto eZUS. Ministerstwo wskazuje, że po zalogowaniu należy znaleźć kreator wniosku dotyczącego stażu pracy, utworzyć nowy wniosek, uzupełnić wymagane dane i przesłać go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS może potwierdzić między innymi okres podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, okres opłacania składek związanych z działalnością gospodarczą czy określone dane dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego. Następnie otrzymane zaświadczenie przedstawia się pracodawcy.

Nie wszystkie stare okresy będą jednak znajdowały się w danych pozwalających ZUS automatycznie wystawić potrzebne zaświadczenie. Dotyczy to zwłaszcza aktywności sprzed wielu lat albo zleceń, przy których dana osoba zgodnie z przepisami nie była zgłoszona do ubezpieczeń. W takich przypadkach pracownik może przedstawić inne dowody, przykładowo umowę ze zleceniodawcą lub dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy. Jeśli ZUS nie posiada danych, a pracownik nie jest w stanie odnaleźć żadnej dokumentacji, danego okresu nie można po prostu zadeklarować na podstawie własnego oświadczenia. Trzeba go wiarygodnie udowodnić.

Do kiedy trzeba zgłosić pracodawcy wcześniejsze zlecenia i działalność gospodarczą?

Osoby, które były już zatrudnione u danego pracodawcy w momencie rozpoczęcia stosowania nowych przepisów, otrzymały 24 miesiące na przedstawienie dokumentów dotyczących wcześniejszych okresów. W sektorze publicznym termin liczony jest od 1 stycznia 2026 roku, natomiast u pracodawców spoza sektora finansów publicznych od 1 maja 2026 roku. Oznacza to, że pracownik prywatnej firmy zatrudniony już 1 maja 2026 roku powinien pamiętać o dwuletnim terminie na udokumentowanie okresów, które chce zaliczyć do stażu u tego pracodawcy.

W praktyce nie warto jednak odkładać sprawy na ostatnie miesiące. Jeżeli wcześniejsze zlecenie lub działalność pozwalają przekroczyć granicę 10 lat, dostarczenie dokumentów może od razu wpłynąć na wymiar urlopu. Podobnie jest z innymi uprawnieniami zależnymi od stażu. W przypadku osób zatrudnionych dopiero po rozpoczęciu obowiązywania nowych zasad sytuacja jest inna i ustawowy 24-miesięczny termin związany z pracownikami pozostającymi już w zatrudnieniu w dniu wejścia przepisów nie działa w taki sam sposób. Nadal jednak warto dokumentować wcześniejszą aktywność możliwie szybko, ponieważ od daty ustalenia uprawnień mogą zależeć konkretne korzyści pracownicze.

Czy można dostać dodatkowe 6 dni urlopu jeszcze w trakcie 2026 roku?

Tak, jeżeli po uwzględnieniu nowych okresów pracownik osiągnie co najmniej 10-letni staż urlopowy. Jeżeli wcześniej miał prawo do 20 dni, a po przeliczeniu stażu uzyska prawo do 26 dni, różnica wynosi 6 dni. Może się więc zdarzyć, że osoba wykorzystała już całe 20 dni urlopu przewidziane według wcześniejszych wyliczeń, a następnie przedstawiła pracodawcy zaświadczenie potwierdzające wcześniejszą działalność lub zlecenie. Jeśli dzięki temu osiąga wymagany staż, przysługuje jej urlop uzupełniający. Państwowa Inspekcja Pracy przypomina, że prawo do takiego urlopu może powstać również w trakcie roku.

Nie zawsze dodatkowa pula będzie jednak wynosiła dokładnie sześć pełnych dni. Wymiar urlopu zależy także od wymiaru czasu pracy. Przy zatrudnieniu na część etatu urlop ustala się proporcjonalnie, przyjmując jako podstawę odpowiednio 20 albo 26 dni. Również zmiana pracodawcy w trakcie roku może wpływać na sposób rozliczenia urlopu u poszczególnych pracodawców. Najważniejsza pozostaje jednak sama zmiana podstawy: po przekroczeniu 10-letniego stażu pracownik przechodzi z niższego do wyższego wymiaru urlopowego, a przy pełnym etacie różnica pomiędzy nimi wynosi dokładnie sześć dni.

Czy kilka zleceń wykonywanych jednocześnie można zsumować przy obliczaniu stażu?

Nie. Nowe przepisy nie pozwalają na sztuczne mnożenie stażu poprzez wykonywanie kilku aktywności w tym samym czasie. Jeżeli przez trzy lata ktoś był zatrudniony na umowie o pracę i równocześnie wykonywał dodatkowe zlecenie, te trzy lata nie zamienią się w sześć lat stażu. Do okresu zatrudnienia zostanie zaliczony jeden z nakładających się okresów. Podobna zasada działa wtedy, gdy w tym samym czasie prowadzona była działalność gospodarcza i wykonywana umowa zlecenie. Ministerstwo wyraźnie wskazuje, że przy nakładaniu się okresów bierze się pod uwagę jeden okres, a w określonych sytuacjach wybiera rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika.

Ta zasada ma szczególne znaczenie dla osób, które przez lata łączyły etat z dodatkowym samozatrudnieniem lub zleceniami. Sam fakt posiadania wielu źródeł dochodu nie spowoduje więc nagłego podwojenia stażu. Nowelizacja ma wyrównać sytuację osób, których rzeczywista aktywność zawodowa wcześniej nie była uwzględniana, a nie premiować jednoczesne wykonywanie kilku prac. Jeśli natomiast zlecenie było wykonywane przed rozpoczęciem etatu albo działalność gospodarcza przypadała pomiędzy dwoma okresami zatrudnienia, takie niepokrywające się okresy mogą zostać doliczone i realnie przybliżyć pracownika do granicy 10 lat.

Czy umowa o dzieło również zwiększa staż pracy i daje prawo do dłuższego urlopu?

Nie. Umowa o dzieło nie została objęta nowymi zasadami w taki sposób jak umowa zlecenie. Ministerstwo wyjaśnia, że jest to odmienny typ umowy cywilnoprawnej, której przedmiotem jest osiągnięcie konkretnego, z góry określonego rezultatu. Okres wykonywania prawidłowo zawartej umowy o dzieło nie zostanie więc automatycznie doliczony do stażu pracy i nie zwiększy wymiaru urlopu z 20 do 26 dni. To ważne dla osób, które w swojej historii zawodowej miały wiele różnych umów cywilnoprawnych - nie każda z nich daje obecnie taki sam skutek.

Do stażu mogą natomiast trafić między innymi okresy umów zlecenia, umów agencyjnych, określonych umów o świadczenie usług, prowadzenia działalności gospodarczej, współpracy z przedsiębiorcą, a także udokumentowane okresy wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą. Przepisy obejmują również niektóre szczególne sytuacje, takie jak określone okresy zawieszenia działalności w związku z osobistą opieką nad dzieckiem. W efekcie warto przeanalizować całą historię zawodową, a nie tylko najbardziej oczywiste umowy z ostatnich kilku lat.

Co jeszcze oprócz dodatkowych 6 dni urlopu może zmienić nowy sposób liczenia stażu?

Urlop jest najbardziej widoczną korzyścią, ponieważ przejście z 20 na 26 dni oznacza prawie cały dodatkowy tydzień roboczy wolnego. Nowe zasady mogą jednak wpływać również na inne uprawnienia zależne od długości zatrudnienia. Ministerstwo wymienia między innymi dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, dostęp do stanowisk wymagających określonego doświadczenia, odprawy oraz okres wypowiedzenia. Nie wszystkie te świadczenia działają jednak według identycznych zasad. W niektórych przypadkach liczy się ogólny staż pracy, natomiast w innych znaczenie ma okres zatrudnienia u konkretnego pracodawcy.

Dobrym przykładem jest okres wypowiedzenia umowy o pracę. Jeśli przed zawarciem etatu pracownik wykonywał zlecenie dla tego samego podmiotu, okres zlecenia może obecnie mieć znaczenie przy ustalaniu stażu u konkretnego pracodawcy. Ministerstwo podaje przykład osoby zatrudnionej przez dwa lata na umowie o pracę, która wcześniej przez rok wykonywała zlecenie dla tej samej firmy. Po zaliczeniu wcześniejszego roku łączny okres może osiągnąć trzy lata, co może wpłynąć na długość wypowiedzenia. Nowe przepisy warto więc sprawdzić nawet wtedy, gdy dodatkowe miesiące nie wystarczą jeszcze do uzyskania 26 dni urlopu.